Strona główna

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywanie zadań:
- praca administracyjno-biurowa,
- reprezentacja urzędu,
- wyjazdy służbowe,
- praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
- możliwy kontakt z czynnikiem alergennym,
- praca z komputerem,
- praca z biurowymi urządzeniami wielofunkcyjnymi,
- budynek nieprzystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca wymaga przemieszczania się między kondygnacjami w budynku,

- praca wymagania wchodzenia na drabinę na wysokość do 3m ponad poziomem posadzki,

- dźwig osobowy i towarowy.

Zakres zadań

• Przygotowuje do uzgodnienia i do zaopiniowania przedkładane przez jednostki organizacyjne normatywy kancelaryjne i archiwalne: instrukcje kancelaryjne, jednolite rzeczowe wykazy akt, instrukcje archiwalne (tj. o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego) oraz zmiany i uzupełnienia do powyższych normatywów, w celu uzgodnienia i wprowadzenia właściwych przepisów regulujących pracę kancelaryjną, prowadzenie archiwum zakładowego i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi. Przygotowuje decyzje w sprawie ustalania państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych jako jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.
• Przygotowuje wybrane opinie i ekspertyzy w zakresie postepowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną. Przeprowadza kontrole postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną jak i prawidłowego ich przygotowania do przekazania, sporządza protokoły kontroli i opracowuje wystąpienia pokontrolne dla kontrolowanych podmiotów archiwalnych w celu zapewnienia prawidłowego realizowania przez nie normatywów kancelaryjno-archiwalnych oraz uporządkowania, przechowywania i zabezpieczenia zasobu archiwalnego, sprawdza stan realizacji zaleceń pokontrolnych.
• Uczestniczy w procesie przejmowania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, ocenia poprawność uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia przekazywanych materiałów oraz poprawność rysów historycznych dołączonych, w celu zapewnienia zgodnego z obowiązującymi przepisami prawnymi przejmowania materiałów archiwalnych na wieczyste przechowywanie do Archiwum Państwowego. Współpracuje z Oddziałem I w zakresie ich przejmowania.
• Wykonuje ekspertyzy archiwalne dokumentacji podległej ekspertyzie, dokumentacji wyłączonej z wniosków na brakowanie, materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do zasobu Archiwum Państwowego, w celu prawidłowego ustalenia wartości archiwalnej dokumentacji poddawanej ekspertyzie lub poprawności przygotowania materiałów archiwalnych do przejęcia.
• Rozpatruje wnioski na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, przekłada je w razie potrzeby Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, w celu wydania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania określony w jednolitych rzeczowych wykazach akt (lub kwalifikacjach) upłynął, jednocześnie czuwa nad ochroną przed zniszczeniem materiałów archiwalnych (kat. A).
• Przygotowuje i opiniuje projekty umów powierzenia, użyczenia i porozumień pozostawienia materiałów archiwalnych po jednostkach organizacyjnych, które trwale zaprzestały swojej działalności. Aktualizuje bazy danych funkcjonujące w Oddziale. Śledzi zmiany i na bieżąco zapoznaje się z nowymi przepisami z zakresu spraw archiwalnych, śledzi szczegółowe przepisy resortowe.
• Przeprowadza szkolenia, instruktaże, konsultacje i doradza w zakresie państwowego zasobu archiwalnego.
• Uczestniczy w pracach Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji. Uczestniczy w pracach związanych z przygotowaniem projektów normatywów metodycznych, zgłasza projekty i inicjuje prace badawcze w zakresie archiwistyki i dziedzin pokrewnych. Prowadzi prace naukowe i popularyzatorskie, tj. bierze udział w zebraniach naukowych organizowanych w Archiwum, udział w pracach naukowych inicjowanych i prowadzonych w Archiwum, popularyzuje działalności i zasobu Archiwum. Uczestniczy w pracach Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, prowadzi badania indywidualne organizowane w Archiwum lub w ramach międzyarchiwalnych zespołów naukowych.

Wymagania niezbędne

• znajomość procesów aktotwórczych i archiwotwórczych
• wiedza specjalistyczna z zakresu działalności archiwalnej
• znajomość systemów kancelaryjnych stosowanych w jednostkach organizacyjnych przepisów prawnych, spraw ustrojowych administracji rządowej, samorządowej
• zdolność opiniowania i konsultacji
• umiejętność sprawnej organizacji pracy
• biegła obsługa pakietu MS Office i urządzeń biurowych
• znajomość obsługi systemu EZD
• znajomość języka angielskiego, niemieckiego lub rosyjnego na pozimie min. B1
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• wskazane przeszkolenie dotyczące różnych rodzajów dokumentacji współczesnej: technicznej, geodezyjnej i kartograficznej, audiowizualnej, elektronicznej
• umiejętność opracowywania zespołów archiwalnych, znajomość zasad uporządkowania materiałów archiwalnych, bardzo dobra znajomość materiałów archiwalnych i zasad wartościowania dokumentacji
• doświadczenie pracy w administracji publicznej oraz doświadczenie zawodowe związane z archiwistyką